Código de Conduta
Mensagem do Executive Board
A confiança dos candidatos, colaboradores, clientes e acionistas no Clan e nos seus serviços é o nosso bem mais precioso. Por isso, cabe-nos a todos, diariamente, estar à altura desta confiança através de um comportamento íntegro e honesto. Para tal, é necessário que todos conheçamos e implementemos os nossos processos, políticas internas e os requisitos legais em vigor.
O Código de Conduta do Clan transmite linhas de orientação para um comportamento correto, fornecendo conselhos práticos e ajuda no trabalho diário. Num tempo de mudanças profundas, ter uma base de valores estável é imprescindível para assegurar um sucesso duradouro.
Por mais que as pessoas, as suas origens, tarefas ou responsabilidades possam ser diferentes, a forma como exercemos as nossas funções e levamos a cabo as nossas tarefas, o modo como tomamos decisões e lidamos com todos os Stakeholders é determinado pelo conjunto de valores comum à nossa organização.
Independentemente do nosso cargo na organização, a nossa postura e o nosso comportamento devem pautar sempre pelo cumprimento de boas práticas que permitam elevar a reputação do Clan no sentido de garantirmos o nosso sucesso.
Enquanto membros do Executive Board do Clan, estamos convictos de que o nosso Código de Conduta é uma ferramenta essencial para clarificar e comprometer toda a nossa organização, aumentando o sucesso do nosso Grupo.
Temos um pedido para si: familiarize-se com este documento. A partir dele, iremos trabalhar em conjunto para que o Clan seja sinónimo não apenas de uma excelente experiência para o cliente, mas também cada vez mais como o parceiro de recursos humanos mais reconhecido e sempre pela sua integridade e equidade.
CEO
António Eloy Valério
CFO
Margarida Brás
COO
André Ribeiro Pires
Objetivo do Código de Conduta
O Código de Conduta é o instrumento no qual são definidas as linhas de orientação sobre a conduta a considerar no desenvolvimento dos nossos negócios, promovidos pelo Clan e pelos seus colaboradores. Ao cumprirmos o nosso Código de Conduta, defendemos a nossa missão e os nossos valores.
O Código de Conduta é a expressão do nosso compromisso empresarial em manter os mais elevados padrões éticos de desempenho, de garantia de qualidade dos nossos serviços e de garantia do cumprimento rigoroso de todos os requisitos legais e de respeito pelas pessoas. Estes são fatores fundamentais para o crescimento sustentável do Clan. A conformidade das nossas atividades com os nossos processos são revistos regularmente e adaptados para garantir o cumprimento deste objetivo.
A nossa marca e reputação são reconhecidos pela nossa história. O Clan prosperou sempre com o foco numa cultura de profissionalismo, integridade e transparência, promovendo relações crescentes de confiança entre todas as partes, assim como uma maior divulgação e reconhecimento da cultura do Clan.
O Código aplica-se a todos nós
O nosso Código de Conduta aplica-se a todos, colaboradores e Órgãos de Gestão do Clan, independentemente do seu vínculo laboral e da posição hierárquica em que se encontra.
O Código de Conduta é apresentado a todos os colaboradores no decurso da formação de integração do Clan e encontra-se divulgado digitalmente no portal da intranet do Clan.
Por Clan entende-se todas as empresas subsidiárias do Grupo Multipessoal.
Os nossos valores
Acreditamos que os nossos valores definem os nossos comportamentos. Eles definem a nossa cultura e o nosso compromisso com todos os que todos os dias interagem connosco.
Pessoas
A nossa prioridade é o valor de cada pessoa. Conhecemos a importância de todos e preocupamo-nos com o bem-estar de cada um. Sabemos que somos relevantes mas não somos iguais, por isso, procuramos sempre a solução que torna cada relação única.
Suporte
Estamos prontos quando somos precisos. Sabemos a importância da dedicação e do compromisso, reconhecemos o mérito, e temos conhecimento fundamentado na experiência. Estamos interligados e dependemos uns dos outros, só assim garantimos o sucesso de todos.
Inovação
Trabalhamos para responder às necessidades do futuro. Incentivados pela vontade de crescer somos curiosos em tudo o que fazemos. Pensamos no amanhã. Aquele de que faremos parte, e no qual todas as gerações podem prosperar.
Relacionamento com as partes interessadas
É política do Clan promover um ambiente de trabalho no qual os colaboradores devem ser responsáveis e cooperativos, privilegiando o bom ambiente, o respeito e o bom trato pessoal com todos os colaboradores que os rodeiam. No seu relacionamento profissional, os colaboradores do Clan devem promover a troca de informação, a cooperação e fomentar o espírito de equipa.
Promovemos um ambiente de trabalho positivo, potenciando a igualdade de oportunidades, de desenvolvimento pessoal e profissional, nomeadamente através do sistema de avaliação e gestão de desempenho e do fomento da formação profissional a todos os seus colaboradores. Respeitamos e promovemos o equilíbrio entre a vida profissional e a vida pessoal dos colaboradores.
O Clan promove um ambiente em que todos se sintam incentivados a expressar as suas ideias e opiniões, prevalecendo uma comunicação aberta entre todos, com respeito e confiança mútuos.
Acreditamos que todos os colaboradores merecem uma liderança comprometida todos os dias, e que partilhem e demonstrem consistentemente os nossos valores: Pessoas, Suporte e Inovação, o que significa que, demonstram interesse genuíno pelas pessoas, escutam com atenção e promovem a partilha de ideias, incentivam as pessoas a tomar decisões e confiam, desenvolvem o potencial das pessoas, promovem a excelência na execução das suas tarefas, definem prioridades e parabenizam as pessoas pelo trabalho bem executado.
Periodicamente, promovemos a consulta a colaboradores para apoiar a avaliação sobre necessidades e expetativas que visem a melhoria contínua da nossa atuação e que ajudem a melhorar o nível de compromisso dos nossos colaboradores.
O Clan pauta por manter com os seus clientes uma relação de cordialidade, respeito, ética, eficiência e dedicação, fornecendo informações claras e precisas às suas solicitações. Assegura a igualdade de tratamento de todos os seus clientes, prestando os serviços de modo a satisfazer as necessidades dos clientes e cumprindo as condições acordadas e compromissos assumidos.
Garantimos o tratamento adequado da informação de clientes a que tem acesso, preservando a sua confidencialidade e integridade.
As práticas do Clan com os seus fornecedores e prestadores de serviços deverão basear-se nos valores de honestidade, rigor e integridade em todos os momentos e fases da relação comercial. Os fornecedores são escolhidos com base em critérios imparciais, justos e transparentes, sem concessão de privilégios ou favoritismos.
A seleção de fornecedores processa-se de acordo com as regras internamente definidas em processo, em conformidade com as condições comerciais, a qualidade dos produtos ou serviços propostas e a capacidade dos fornecedores para cumprir os requisitos acordados.
Os colaboradores do Clan devem respeitar e zelar pelo cumprimento escrupuloso das normas legais e regulamentares aplicáveis à atividade da organização. Os colaboradores devem ser sempre colaborantes com as entidades reguladoras, através da disponibilização atempada da informação que tenha sido solicitada.
O Clan compreende que onde quer que opere tem impacto na comunidade local. Neste sentido, encontra-se comprometida em construir relações e em trabalhar de forma colaborativa com as comunidades onde se insere.
Incentivamos os nossos colaboradores a participarem em serviços à comunidade.
Garantimos o respeito e prossecução dos interesses dos acionistas, com o propósito de alcançar os objetivos por eles propostos, tendo em conta o retorno do investimento, a sustentabilidade dos resultados sempre com o foco no crescimento sustentável do Clan.
O Clan está comprometido com os princípios da concorrência livre e justa, mantendo uma relação profissional, de respeito e cordialidade com os seus concorrentes. É expressamente proíbido a troca de informação sobre preços, termos e condições, distribuição de mercados e estratégia.
Todos os colaboradores do Clan devem evitar condutas anti competitivas. Toda a recolha de informação sobre a nossa concorrência tem por base pressupostos legais e éticos.
Ambiente de trabalho
O Clan garante o cumprimento das normas de segurança, saúde, higiene e bem-estar em todos os locais de trabalho. Sendo o cumprimento das regras de segurança uma obrigação de todos, é dever dos colaboradores reportar de imediato todos os acidentes, preocupações ambientais e situações perigosas, susceptíveis de comprometer a segurança das pessoas, instalações ou equipamentos da empresa.
Periodicamente, e de acordo com a legislação em vigor, a saúde dos colaboradores é acompanhada por equipas de medicina no trabalho. O consumo de álcool ou drogas ilegais durante a jornada de trabalho não é permitido, podendo colocar em perigo a segurança do próprio e dos outros que o rodeiam.
O Clan promove um ambiente de trabalho no qual as diferenças entre os colaboradores são respeitadas e no qual quaisquer práticas de discriminação são repudiadas. O Clan promove a dignidade individual, o respeito mútuo, bem como o cumprimento de todas as leis vigentes e demais normas relacionadas com o trabalho e os direitos humanos.
Uma prática discriminatória corresponde a uma ação que injustamente coloca um candidato ou colaborador em desvantagem com base em características que não são relevantes para a situação em causa, como por exemplo, a raça, cor, idade, sexo, orientação sexual, religião, incapacidade física ou mental, preconceitos étnicos, condição sociocultural, nacionalidade, estado civil e/ou outras categorias pessoais. Assim, se nalguma circunstância um colaborador se considerar vítima de discriminação ou se testemunhar tal comportamento, deverá comunicar diretamente ao Departamento de Recursos Humanos.
O Clan encontra-se comprometido em respeitar a igualdade de oportunidades em todas as suas atividades, pelo que proíbe qualquer tipo de discriminação no decorrer dos seus processos de recrutamento, contratação, rescisão, formação, oportunidades de crescimento, desenvolvimento de carreira, determinação de salários e benefícios.
Garantimos que não colocamos qualquer oferta de emprego discriminatória.
O Clan zela por manter um ambiente de trabalho onde as pessoas sejam tratadas com dignidade e respeito. Não toleramos qualquer tipo de assédio moral ou sexual que englobe qualquer conduta que afete negativamente o desempenho dos colaboradores, que denigra a dignidade de qualquer pessoa ou origine um ambiente de trabalho intimidador, hostil ou ofensivo.
São consideradas condutas de assédio sexual atitudes como propostas repetidas ou insinuações sexuais verbais, gestuais ou físicas. Assim, se nalguma circunstância um colaborador se considerar vítima de assédio ou se testemunhar tal comportamento, deverá denunciar imediatamente ao Departamento de Recursos Humanos.
A violência verbal e/ou física no local de trabalho não é aceite pelo Clan. São expressamente proibidos todos os comportamentos suscetíveis de serem considerados como assédio no trabalho, que pode consistir em (definição com base no guia informativo para a prevenção e combate de situações de assédio no local de trabalho estabelecido pela CITE):
- Assédio moral: “O assédio é moral quando consistir em ataques verbais de conteúdo ofensivo ou humilhante, e físicos, ou em atos mais subtis, podendo abranger a violência física e/ou psicológica, visando diminuir a autoestima da vítima e, em última análise, a sua desvinculação ao posto de trabalho”.
- Assédio sexual: “O assédio é sexual quando os referidos comportamentos indesejados de natureza verbal ou física, revestirem caráter sexual (convites de teor sexual, envio de mensagens de teor sexual, tentativa de contacto físico constrangedor, chantagem para obtenção de emprego ou progressão laboral em troca de favores sexuais, gestos obscenos, entre outros)”.
Respeitamos os interesses pessoais e a vida privada dos nossos colaboradores. No entanto, valorizamos a atitude de evitar conflitos entre os interesses pessoais e comerciais. Tomamos as nossas decisões exclusivamente com base em critérios objetivos e não nos deixamos influenciar por interesses e relações pessoais. Os colaboradores devem comunicar qualquer conflito de interesse, real ou aparente (uma vez que os conflitos de interesse nem sempre são óbvios), às suas chefias diretas ou ao Departamento de Recursos Humanos. Em conjunto, procuramos obter uma solução que não prejudique os interesses do Clan.
A forma como procedemos no ambiente de trabalho tem impacto direto na nossa reputação e na confiança que recebemos dos nossos candidatos, colaboradores, clientes, fornecedores e quaisquer outras partes interessadas.
A nossa marca e reputação depende do comportamento de cada um de nós. Esse comportamento inclui a nossa conduta perante qualquer meio electrónico e sistema de comunicação, como e-mail, Facebook, LinkedIn, entre outros. Desta forma, o relacionamento com a Comunicação Social é efetuado exclusivamente através do Departamento de Marketing e Comunicação em articulação com o Executive Board, que assegura a transmissão da informação completa, coerente e verdadeira. Os colaboradores, no âmbito ou em temas relacionados com a parte profissional, devem abster-se de conceder entrevistas ou fornecer informações, exceto quando nomeados para o efeito.
O Clan coloca à disposição dos colaboradores instrumentos de trabalho para a execução das suas funções. Os colaboradores devem utilizá-los de forma diligente e eficiente, assegurando sempre a sua conservação. Estes instrumentos são da propriedade do Clan e devem ser utilizados no âmbito profissional. O uso pessoal dos instrumentos de trabalho deve ser limitado e pautar-se por critérios de responsabilidade e indispensabilidade, respeitando sempre as políticas internas do Clan.
Conduta empresarial
O Clan adota uma política de tolerância zero relativa ao trabalho forçado, rejeitando qualquer forma de trabalho escravo e de envolvimento em qualquer forma de tráfico de seres humanos na qual seja providenciada ou facilitada a deslocação de quaisquer pessoas com vista à sua exploração. O trabalho deve ser voluntário e os candidatos e colaboradores devem ser livres para terminar a sua relação laboral com antecedência razoável, cumprindo os requisitos legais em vigor. O Clan não cobra quaisquer taxas relacionadas com registo de candidatos ou de encargos com o recrutamento de candidatos, seja qual for a relação laboral com os mesmos. Garantimos que não serão utilizadas práticas enganosas ou fraudulentas durante os processos de recrutamento de candidatos e colaboradores ou nas ofertas de emprego.
No que respeita ao trabalho infantil o Clan não tolera qualquer tipo de trabalho infantil ou qualquer forma de exploração infantil, garantindo que cumpre sempre os requisitos de idade legal em toda a atividade que promove.
Especificamente, o acesso às nossas plataformas de registo de candidaturas apenas é permitido a candidatos que cumpram a idade mínima legal para trabalhar em Portugal.
Em caso de dúvida sobre se determinada situação pode estar em conflito com o acima descrito, qualquer pessoa pode entrar em contacto com o Clan. Os colaboradores internos podem contactar diretamente com o Departamento de Recursos Humanos. Os nossos candidatos, colaboradores colocados em clientes, fornecedores ou clientes devem contactar diretamente o seu interlocutor habitual do Clan. Em caso de violação dos nossos procedimentos, é esperado que qualquer candidato, colaborador ou outras partes interessadas comuniquem por escrito com o Clan ou diretamente através do nosso canal de denúncia interno disponível no website.
Qualquer comprometimento grave de violação dos direitos humanos que seja comprovado, a gestão do Clan tomará de imediato as medidas apropriadas.
No Clan temos orgulho em praticar os nossos serviços sempre com os mais elevados padrões de ética e integridade. Desta forma, quaisquer ofertas ou convites apenas devem ser oferecidos ou recebidos para fins comerciais legítimos – isto é, se o objetivo principal for construir um bom relacionamento comercial e esse relacionamento for consistente com o plano de negócios da área de negócio em causa e sempre associado a práticas comerciais razoáveis. Ofertas e convites que possam prejudicar o julgamento efetivo, influenciem indevidamente uma decisão ou criem, uma vantagem ou um sentimento de obrigação não devem ser oferecidos ou aceites por nenhum colaborador do Clan.
As ofertas abaixo indicadas são proibidas sob qualquer circunstância:
- Dinheiro ou vouchers de oferta;
- Despesas de viagem;
- Ofertas e convites oferecidos para atividades sociais só com o intuito de influenciar qualquer decisão de negócio;
- Ofertas e convites para atividades sociais oferecidos como troca de informações internas da empresa ou do negócio.
Em geral, qualquer dúvida que possa surgir sobre a adequação de uma oferta e convite deverá ser esclarecida junta da respetiva chefia direta ou Departamento de Recursos Humanos.
O Clan está comprometido em conduzir os seus negócios em conformidade com os principios éticos e de honestidade e está focada na implementação e aplicação de sistemas que garantam que a corrupção é impedida. A qualidade dos nossos serviços é a chave do nosso sucesso. Não toleramos a prática de corrupção. Qualquer situação que evidêncie corrupção deverá ser comunicada de imediato. Sem prejuízo da responsabilidade civil que couber ao caso, a violação do Código de Conduta poderá resultar na aplicação, dependendo do caso concreto, das seguintes sanções disciplinares: (i) repreensão; (ii) repreensão registada; (iii) perda de dias de férias; (iv) suspensão de trabalho com perda de retribuição e antiguidade; (v) despedimento com justa causa. Adicionalmente, em caso de atos de corrupção e infrações conexas (vg. tráfico de influência; oferta indevida de vantagem; corrupção passiva; corrupção ativa), os colaboradores poderão ser sujeitos a pena de prisão ou, se for aplicável, a pena de multa, dependendo do tipo de crime e das circunstâncias do mesmo.
Os atos de corrupção podem ter consequências muito graves tanto para o Clan como para todas as empresas envolvidas, e podem resultar em multas e penalidades, indemnizações por responsabilidade civil e sanções penais.
Os colaboradores serão penalizados caso optem por uma conduta fraudulenta ou desonesta que cause perda financeira real ou potencial a qualquer pessoa ou entidade, incluindo roubo de dinheiro ou propriedade. Inclui-se também a deliberada falsificação, encobrimento, destruição ou utilização de documentação falsificada utilizada para fins comerciais ou para benefícios pessoais. Qualquer situação de fraude será sujeita a sanções disciplinares, assim como a acusações criminais.
O Clan respeita o enquadramento regulamentar previsto para a contabilidade e informação financeira. A transparência e a integridade são da máxima importância para o Clan.
O Clan verifica a identidade de clientes, parceiros comerciais e fornecedores com os quais pretende estabelecer negócios. É nosso objetivo declarado estabelecer relações com parceiros sérios, cujas atividades estejam em conformidade com a legislação e cujos recursos tenham origem legítima. Qualquer situação que evidencie branqueamento de capitais e financiamento de terrorismo deverá ser comunicada de imediato.
No Clan a seleção dos fornecedores tem por base princípios de equidade e transparência. Seleccionamos cuidadosamente os nossos fornecedores e prestadores de serviços, de acordo com critérios objetivos. Os serviços são adquiridos centralmente pelo Departamento responsável pelas compras do Grupo, que tem em consideração todas as políticas de adjudicação aprovadas no Clan.
O Clan encontra-se comprometida em empreender atividades empresariais de uma forma que respeite o meio ambiente e que contribua para a sustentabilidade do seu negócio. Os colaboradores do Clan deverão observar as normas ambientais existentes e tentar nas suas ações, tanto quanto possível, reduzir eventuais impactos ambientais negativos. Este compromisso é transmitido na formação de integração do Clan e continuamente no âmbito das atividades de sensibilização desenvolvidas.
O Clan promove que todos os seus serviços apresentem os melhores padrões de qualidade, sendo acompanhado por uma equipa que garante a qualidade de todos os serviços que são prestados. O cumprimento das normas ISO é fundamental para assegurar a melhor forma de exercer a nossa atividade, razão pela qual o Grupo aposta na obtenção das certificações que mais representam a nossa envolvente.
O Clan tem um Manual da Qualidade que visa a definição do âmbito do Sistema de Gestão, descreve a sequência e a interação dos processos e demonstra a conformidade do Sistema de Gestão com as normas de referência e com os requisitos contratualmente definidos e com os requisitos legais aplicáveis à atividade.
O Clan, tem estabelecido anualmente um programa de auditorias internas que abrange todos os processos e atividades, garantindo o alinhamento do cumprimento dos requisitos. O resultado deste exercício constitui input para a melhoria contínua.
O nosso respeito pelas Pessoas significa que respeitamos a privacidade dos nossos clientes, candidatos, colaboradores, fornecedores e restantes partes interessadas.
Protegemos a informação sensível, garantindo a sua confidencialidade, evitando a divulgação inadequada e a destruição indevida. De forma a cumprirmos a legislação relativa à privacidade de dados, apenas retemos a informação exigida por Lei e de acordo com as necessidades do nosso negócio.
A Política de Privacidade encontra-se disponível aqui.
A conformidade do Código de Conduta
Acompanhamento e aplicação do código de conduta
O Executive Board é a entidade responsável por zelar pelo cumprimento e por resolver qualquer questão relacionada com o incumprimento do Código de Conduta.
Comunicação de irregularidades
A comunicação de qualquer irregularidade que um colaborador, cliente, fornecedor ou qualquer outra parte interessada considere ter sido praticada por qualquer colaborador do Clan deverá ser efetuada por escrito ao Departamento de Recursos Humanos com conhecimento do Executive Board.
Nenhum colaborador pode ser penalizado ou sofrer retaliações por fazer uma denúncia, sendo penalizado por ação disciplinar qualquer colaborador que efetue qualquer retaliação.
O Clan dispõe igualmente do Canal de Denúncia Interno disponível no website do Clan.
Divulgação do Código de Conduta
A divulgação do Código de Conduta é assegurada pelo Executive Board do Clan por forma a garantir a adoção de uma conduta de integridade pessoal e profissional pelos seus colaboradores. O presente Código encontra-se disponível em formato digital no website e também no portal da intranet do Clan, sendo divulgado a todos os colaboradores aquando da sua integração no Clan.
06/01/2025
